«Неизвестные возможности MS Word 2010» (практические советы. Часть 2)

В предыдущих методических советах мы рассказали о нескольких простых «неизвестных возможностях MS Word», таких, как настройка шрифтов и форматирования документов по умолчанию, настройка стиля документа и т.д. 

В этой методичке мы расскажем ещё о некоторых из таких «неизвестных возможностей». Рассмотрим возможности вкладки «Разметка страницы».

ОГЛАВЛЕНИЕ

НАСТРОЙКА ПОЛЕЙ................................................................................................ 4

СТРАНИЦЫ КНИЖНОЙ И АЛЬБОМНОЙ ОРИЕНТАЦИИ В ОДНОМ ДОКУМЕНТЕ... 5

КОЛОНКИ В WORD................................................................................................... 6

КАК СДЕЛАТЬ КОЛОНКИ.......................................................................................... 7

РАССТАНОВКА ПЕРЕНОСОВ................................................................................. 8

ПРИМЕЧАНИЯ.......................................................................................................... 9

ЗАПИСЬ ИСПРАВЛЕНИЙ........................................................................................ 10

СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ ДОКУМЕНТА WORD............................................................ 11

ПОМЕТИТЬ КАК ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ...................................................................... 12

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА С ПОМОЩЬЮ ПАРОЛЯ.................................................... 12

ЗАЩИТА ОТ РЕДАКТИРОВАНИЯ.......................................................................... 13

КАК СКРЫТЬ ТЕКСТ В ДОКУМЕНТЕ WORD......................................................... 14

СНОСКИ ПО ТЕКСТУ: КАК СДЕЛАТЬ И КАК УДАЛИТЬ........................................ 15

ИСТОЧНИКИ:......................................................................................................... 17

 

НАСТРОЙКА ПОЛЕЙ

В текстовом редакторе Word есть стандартные размеры полей страницы, которые используются программой по умолчанию. Но, при необходимости пользователь может настроить поля под собственные требования.

Для того чтобы настроить поля вам нужно перейти на вкладку «Разметка страницы». Здесь, в левом верхнем углу окна, вы увидите кнопку «Поля».

После нажатия на эту кнопку появится выпадающее меню с несколькими вариантами настройки полей.

image1

Здесь можно выбрать один из 5 вариантов стандартных настроек полей:

  • Обычные поля – стандартные поля, которые используются по умолчанию. Сверху 2 см, снизу 2 см, слева 3 см и справа 1,5 см.
  • Узкие – минимальные поля со всех четырех сторон страницы (1,27 см).
  • Средние поля – поля среднего размера. Сверху 2,54 см, снизу 2,54 см, слева 1,91 см и справа 1,91 см.
  • Широкие поля – поля большого размера. Сверху 2,54 см, снизу, 2,54, слева 5,08 см, справа 5,08 см.
  • Зеркальные – поля с одинаковыми значениями слева и справа, используются для печати книгой. Сверху 2,54 см, снизу 2,54 см, с внутренней стороны 3,18 см, с внешней стороны 2,54 см.

Если ни одна из предустановленных настроек полей вам не подходит, то вы можете указать собственные значения. Для этого нужно выбрать опцию «Настраиваемые поля».

После выбора настраиваемых полей перед вами появится окно «Параметры страницы». Здесь на вкладке «Поля» можно вручную настроить поля для вашего документа Word.

Если вы планируете распечатывать свой документ и использовать переплет, то здесь можно настроить дополнительный отступ и расположение переплета (слева или сверху).

image2

Однако нужно учитывать, что опция «Положение переплета» будет недоступна, если у вас уже используются такие опции как «Зеркальные поля», «2 страницы на листе» или «Брошюра». В этих случаях расположение переплета выбирается программой Word автоматически.

СТРАНИЦЫ КНИЖНОЙ И АЛЬБОМНОЙ ОРИЕНТАЦИИ В ОДНОМ ДОКУМЕНТЕ

Иногда бывает нужно повернуть несколько страниц документа на 90 градусов (в альбомную ориентацию). Например, в ваш годовой текстовый отчет нужно добавить несколько страниц с большими таблицами. Их удобнее размещать на альбомных страницах. Но до раздела с таблицами и после него идет обычный текст, в книжной ориентации. Сейчас рассмотрим, как это сделать:

  • В конце предыдущей перед таблицами страницы нужно вставить конец раздела (во вкладке «Разметка страницы» выбрать «Разрывы – Разрывы разделов – Следующая страница»).

image2

  • В конце страницы с таблицами– то же самое.
  • Теперь документ поделен на 3 раздела. Сейчас все они имеют книжную ориентацию страниц, а нам нужно, чтобы во втором (среднем) была альбомная. Для этого нужно установить курсор на любую страницу из второго раздела и поменять его ориентацию (в той же панели «Разметка страницы» выбрать «Ориентация Альбомная»).

КОЛОНКИ В WORD

Иногда информация, которой наполняется документ Word, лучше всего представляется в колонках. Конечно, не только улучшение читаемости влияет на представление информации в колонках, но некоторые типы документов, например, газетные статьи, информационные бюллетени и листовки, часто записываются в формате колонок.

Далее мы рассмотрим, как сделать колонки в ворде, как убрать колонки, и как сделать разрыв колонки.

КАК СДЕЛАТЬ КОЛОНКИ

  • Выделите часть текста, которую вам нужно оформить колонками.*
  • Выберите вкладку «Разметка страницы» и нажмите команду «Колонки».
  • В раскрывающемся меню выберите количество колонок, которые вы хотите создать. В нашем примере, мы хотим сделать две колонки в ворде.

* Если вы предварительно не выделите часть текста, то в колонки будет преобразован весь набранный вами материал.

Кроме количества колонок вы можете отрегулировать при необходимости самостоятельно ширину каждой колонки, увеличить или уменьшить промежуток между колонками, а также, если нужно, поставить линию-разделитель между ними.

image2

Для того чтобы убрать колонки:

  • установите курсор в любом месте, где текст представлен в виде колонок;
  • нажмите команду «Колонки» на вкладке «Разметка страницы»;
  • в раскрывающемся меню выберите «Одна».

В Word вы можете корректировать колонки, добавляя разрывы столбцов.

Как сделать разрыв колонки в ворде

После создания колонок текст будет автоматически переходить от одной колонки к другой. Но вы можете точно контролировать, где начинается каждая колонка. Для этого нужно сделать разрыв колонки.

В нашем примере ниже мы добавим разрыв столбца, который переместит текст в начало следующей колонки.

Установите курсор в начало текста, который вы хотите переместить.

image2

РАССТАНОВКА ПЕРЕНОСОВ

Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

image2

ПРИМЕЧАНИЯ

Когда нам необходимо внести какие-то правки, сделать какие-то исправления, примечания большинство из нас делают так:

image2

В MS Word есть такой инструмент, называется «Примечание». Как это ни странно, он нужен для того, чтобы вставлять в текст примечания.

image2

Примечания в документе должны выглядеть так.

Как это делается:

  • Выделяете слово или фразу, которую хотите прокомментировать.
  • Во вкладке «Рецензирование» находите кнопку «Создать примечание» и нажимаете ее.
  • В появившейся выноске пишете текст примечания.

Примечания отображаются на полях документа, так что их можно быстро просмотреть. При этом сразу видно, кто автор этого примечания – его имя указано в скобках, плюс примечания разных авторов выделены разными цветами.

* На заметку: имя автора примечаний Word берет из сведений о пользователе («Файл — Параметры — Общие»). Позаботьтесь о том, чтобы по этим инициалам можно было идентифицировать автора.

image2

Бонус от примечаний: если вы пользуетесь этим инструментом, вы всегда знаете, все ли примечания вы учли, и вам не придется внимательно пролистывать сто страниц. Потому что пока вы не удалите все примечания, в документе всегда будут широкие поля справа.

 

ЗАПИСЬ ИСПРАВЛЕНИЙ

Это должно быть просто правилом хорошего тона для всякого, кто правит текст: перед тем, как изменять даже запятую, нужно включать запись исправлений. Невежливо заставлять людей выискивать 10 отличий в двух почти одинаковых версиях документа.

image2

Так выглядит запись исправлений в Word.

Эта функция включается всего лишь одной кнопкой «Исправления» (во вкладке «Рецензирование»).

image2

Получив документ с записанными исправлениями, вы просто идете по тексту и принимаете либо отклоняете исправления одно за другим. Ну, или можно принять все сразу. Для этого есть специальные кнопочки во вкладке «Рецензирование».

 

СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ ДОКУМЕНТА WORD

Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ, перейдите во вкладку «Файл» → «Сведения» и выберите опцию «Защитить документ».

image2

После нажатия на стрелочку в опции «Защитить документ» открывается контекстное меню с вариантами защиты.

ПОМЕТИТЬ КАК ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ

Если вы собираетесь открыть к текстовому файлу общий доступ и беспокоитесь, что кто-то случайно внесет в него изменения, то можно пометить документ как окончательный. Эта функция не является средством обеспечения безопасности, так как поменять статус документа может любой пользователь, открывший файл.

Кроме того, пользователям будет сообщено, что рассматриваемый документ является окончательной версией.

Внизу появится небольшой значок, уведомляющий, что документ помечен как окончательный. Все инструменты редактирования станут неактивными; файл же будет доступен только для чтения.

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА С ПОМОЩЬЮ ПАРОЛЯ

Пароли вводятся с учетом регистра и могут содержать не более 15 знаков.

Если вы потеряли или забыли пароль, Word не сможет восстановить его. Храните копию пароля в безопасном месте или создайте надежный пароль, который сможете запомнить.

image2

ЗАЩИТА ОТ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Для установки защиты, откройте вкладку «Рецензирование» и в разделе «Защита» нажмите кнопку «Ограничить редактирование».

image2

В первом пункте появившегося меню можно настроить ограничения использования форматирования – при этом нужно открыть полное меню, нажав на ссылку «Настройки», иначе ограничения фактически не будут применены (по умолчанию разрешены все виды форматирования).

Во втором пункте можно указать разрешённый тип редактирования (к примеру, ограничить возможности пользователей только чтением, либо написанием примечаний) и исключения (при этом нужно указать не только пользователей, но и конкретный фрагмент документа).

Третий пункт содержит только кнопку включения защиты. Для включения защиты, необходимо будет нажать кнопку и ввести в появившемся окне пароль (дважды – для подтверждения). Microsoft office не имеет штатных средств для восстановления пароля, поэтому убедитесь, что хорошо запомнили его.

Для того чтобы снять защиту, нужно будет перейти на вкладку «Рецензирование», нажать кнопку «Ограничить редактирование» и в появившемся меню нажать кнопку «Отключить защиту». После ввода пароля, защита будет снята.

КАК СКРЫТЬ ТЕКСТ В ДОКУМЕНТЕ WORD

Существует несколько способов, как скрыть текст в документе в Word. Но, нужно знать, что всегда найдутся люди, которые смогут найти и отобразить скрытый текст. Рассмотрим несколько способов, как скрыть текст в документе.

Иногда полезно скрыть часть текста в документе при выводе на печать. Например, при составлении тестов, нужно скрыть ответы. В таком случае подойдет самый простой способ. Для этого нужно сделать цвет шрифта таким же цветом, как и фон. Например, на белом фоне – белый шрифт. При выводе на печать такой текст не напечатается.

Еще один способ скрыть текст в документе. С помощью этого способа можно скрыть не только текст, но и графики, картинки и личные примечания, а также распечатывать текст, скрывая некоторые его фрагменты. Используя этот способ для своих конфиденциальных целей, вы сохраните важную информацию без особого труда. Скрытые данные не будут видны на экране и не выведутся на печать без вашего согласия.

image2

Выделите текст, который нужно скрыть. В группе «Шрифт» щелкните по маленькой стрелочке в правом нижнем углу или используйте сочетание клавиш Ctrl+D[1]. Откроется диалоговое окно Шрифт. В разделе «Видоизменение» установите галочку «Скрытый» и нажмите «OK».

Как отобразить скрытый текст

Первый способ отобразить скрытые данные для просмотра, это использовать режим отображения непечатаемых символов. Для этого на вкладке «Главная» в группе «Абзац» нажмите кнопку «Отобразить все знаки» – ¶. Скрытый текст снова появится.

Повторяем действия, которые мы выполняли для скрытия текста и уберем галочку «Скрытый». Снова нажмем на кнопку «Отобразить все знаки», чтобы убрать их из документа Word. Текст, который был скрыт, появился.

image2

Второй способ – щелкните по вкладке «Файл» и выберите «Параметры».

В появившемся диалоговом окне «Параметры Word» выберите раздел «Экран». В группе «Всегда показывать эти знаки форматирования на экране» установите галочку «Скрытый текст». Нажмите «OK».

Текст, который скрыт, отобразится в документе с подчеркиванием в виде точек. Теперь если нужно вы легко сможете его восстановить.

СНОСКИ ПО ТЕКСТУ: КАК СДЕЛАТЬ И КАК УДАЛИТЬ

Сноски или иначе ссылки необходимы в тех случаях, когда требуются пояснения к излагаемому материалу, которые автор в тексте видеть бы не хотел. Смысловая нагрузка и читабельность страницы повышается в несколько раз при использовании сносок. Достаточно лишь указать цифру в конце фразы или слова и дать необходимые пояснения внизу страницы. Вручную делать это неудобно, а Word может произвести этот маневр автоматически.

Делаем сноски в Word

На странице с текстом находим слово и фразу, которые необходимо пояснить.

Левой кнопкой мыши выбираем вкладку «Ссылки» «Вставить сноску».

image2

Внизу страницы появляется цифра, возле которой следует ввести необходимые комментарии.

Со следующим словом на странице производим те же действия, ссылка будет иметь соответствующую нумерацию (то есть после 1 будет идти 2, 3 и т.д.).

image2

При нажатии на стрелочку в правом нижнем углу блока «Сноски» открывается контекстное меню, в котором можно поменять параметры сносок.

Если сноску все же необходимо удалить, делается это следующим образом: курсор устанавливается перед знаком сноски и два (!) раза нажимается клавиша «delete». Либо же выделить значок сноски и один (!) раз нажать «delete».

Делая сноску, помните, что ее комментарий должен быть аргументированным и весомым. Дополнить сноску можно указанием источников.

 

Источники:

1. Как настроить поля в Word[Электронный ресурс]: сайт // COMPSECURITY – Режим доступа: https://comp-security.net/ как-настроить-поля-в-word/

2. Как сделать колонки в WordЭлектронный ресурс]: сайт // НА ПРИМЕРАХ – Режим доступа: https://naprimerax.org/posts/100/kak-sdelat-kolonki-v-word

3. Как сделать сноски и как их удалить[Электронный ресурс]: сайт // myBlaze – Режим доступа: https://myblaze.ru/kak-sdelat-snoski-v-word-i-kak-ih-udalit/

4. Как скрыть текст в документе Word[Электронный ресурс]: сайт // ИНФОРМАТИКА – Режим доступа: https://infedu.ru/2016/11/25/kak-skryit-tekst-v-dokumente-word/

5. Мураховский А. 20 секретов Word, которые помогут упростить работу[Электронный ресурс]: сайт // Лайфхакер – Режим доступа: https://lifehacker.ru/20-sekretov-word/

 

[1]Сочетание клавиш Ctrl+D применимо только для выделенного текста. Для скрытия рисунков оно не подойдет.

 

Составитель: Фоменко Е. В., главный библиотекарь отдела научного анализа и развития библиотек.
Ответственный за выпуск: Суслова В.Б. зав. отделом научного анализа и развития библиотек.

Контакты

Адрес:
91053 ЛНР,
г. Луганск, ул. Советская 78

Почта:
gorkiy.library@gmail.com

Карта сайта

Режим работы

Понедельник-Четверг - 9:00-18:00
Пятница - выходной
Суббота - 9:00-17:00
Воскресенье - выходной

Санитарный день - последний четверг месяца

На нашем сайте и в соцсетях в режиме 24/7

Счётчики

Яндекс.Метрика
Индекс цитирования
Copyright © 2020 Луганская Республиканская универсальная научная библиотека им. М.Горького

Меню